A partir de 2016, sobretudo com a edição da Resolução de Mesa n.º 1.415, de 12 de julho de 2016 da Assembleia Legislativa do Estado do RS, a Central de Compras e Contratos/DCAP abarcou, em caráter oficial, mais uma atribuição, qual seja: tornou-se o setor responsável por todas as coletas de orçamentos destinadas às demandas de compras/contratações deste Poder Legislativo [seja destinada a uma licitação, seja voltada a uma cotação eletrônica (= compra de pequeno valor)].
O intuito da Central de Compras e Contratos/DCAP, ao trazer para si a atribuição de coletar orçamentos, reside, essencialmente, em auxiliar todos os gestores da AL-RS em seus processos de compras/contratações.
Para realizar essa coleta de orçamentos, a Central de Compras e Contratos/DCAP utiliza, via de regra, 2 metodologias modernas, condizentes com diplomas legais e, ainda, amplamente recomendadas pelo TCU:
1 - Encaminha as solicitações de orçamento via e-mail utilizando, para tal, as listagens de fornecedores com credenciamento ativo no portal de compras eletrônicas CELIC/Banrisul (plataforma da internet que a AL-RS utiliza, mediante convênio, nos pregões eletrônicos e nas cotações eletrônicas que realiza amiúde), em atividades correlatas aos objetos demandados. Vale dizer, busca, no referido portal de compras da internet, listas de fornecedores de acordo com o objeto desejado [na(s) família(s) afim(ns) ao escopo em questão, obtém o e-mail dos fornecedores com credenciamento ativo junto a esse portal eletrônico] e envia a solicitação de orçamento. Tal método de coleta assegura, via de regra, orçamentos reais e válidos, visto que são encaminhados por fornecedores já habituados a participar de compras públicas e que, até mesmo em virtude disso, estão com as certidões obrigatórias de regularidade devidamente válidas (de modo geral).
2 - Promove pesquisa junto ao portal eletrônico supracitado em busca de compras recentes análogas aos objetos demandados que tenham sido homologadas por outros órgãos públicos [modo de balizamento de preço moderno e altamente recomendado (seja pelo TCU, seja por normativas), por tratar-se de um preço real de mercado praticado em compra pública recente];
A UTILIZAÇÃO, POR PARTE DOS GESTORES DA AL-RS, DESSE SERVIÇO DE SUPORTE PRESTADO PELA CENTRAL DE COMPRAS E CONTRATOS/DCAP SE OPERACIONALIZA DA SEGUINTE FORMA:
Nos termos da já mencionada Resolução de Mesa n.º 1.415/2016, o gestor deve elaborar o Termo de Referência [utilizando, para isso, o Modelo Padrão de TR disponível para download aqui no portal de compras da AL-RS - igualmente em consonância com as diretrizes da RSM n.º 1.415/2016)], no qual irá descrever o objeto demandado, mas sem indicar o referencial de preço.
Ato contínuo deve encaminhar o TR para ciência de seu superior hierárquico e da autoridade competente correspondente (no âmbito deste Parlamento, a autoridade competente equivale aos superintendentes). Após essas ciências, o processo será remetido à Central de Compras e Contratos para que realize a coleta de orçamentos.
Uma vez concluída a fase de coleta, há 2 encaminhamentos possíveis (previstos nos fluxogramas da aludida Resolução de Mesa 1.415/2016):
- Tratando-se de coleta de orçamento que irá instruir posterior licitação, o processo deve ser devolvido ao gestor para que, de posse dos orçamentos e tendo o referencial de preço, finalize o seu TR e remeta à aprovação formal, por parte da autoridade competente;
- Tratando-se de coleta que irá instruir subsequente cotação eletrônica [quando o valor referencial não extrapolar o limite legal de R$ 17.600,00 (no caso de compras ou serviços comuns) ou de R$ 33.000,00 (no caso de serviços de engenharia)], o gestor deve finalizar o TR com os orçamentos e encaminhar o processo à aprovação da autoridade competente a fim de que autorize a realização da compra/contratação mediante cotação eletrônica e remeta o expediente à Central de Compras e Contratos - setor responsável, também, pela realização de tal disputa.